تعد المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول العربية من أوائل مؤسسات حجاج الطوافة الست التي تشرفت بخدمة حجاج بيت الله الحرام حين أعلن عن ميلاد المؤسسة الأهلية التجريبية لمطوفي حجاج الدول العربية في عام 1405هـ ومنذ ذلك التاريخ بدأت المؤسسة في مباشرة مهامها و تشرفت بخدمة ما لا يقل عن 350 ألف حاج سنوياً.
وبدأت وتيرة تكوين مجالس إدارة المؤسسة المتعاقبة منذ تأسيسها على نحو موحد في السنوات الماضية حتى جاء عام 1428 هجرية الذي تم فيه تشكيل مجلس الإدارة الحالي ، حيث أصبح المجلس الحالي يتكون من رئيس و نائب و عشرة أعضاء و من مهامه الإشراف على كافة القطاعات وإدارات و أقسام المؤسسة ويتم ذلك بتوزيع المهام والمسؤوليات على هذه الإدارات.
وتشمل المؤسسة قطاع خدمة حجاج دول شمال الجزيرة العربية الذي يخدم حجاج الأردن و سوريا وفلسطين ولبنان و العراق والحجاج الفرادى القادمين من دول شمال الجزيرة العربية وقطاع خدمة حجاج مصر الذي يخدم حجاج السياحة وحجاج الجمعيات وحجاج القرعة والحجاج الفرادى القادمين من مصر و قطاع خدمة حجاج شمال أفريقيا الذي يخدم حجاج تونس وليبيا و الجزائر والمغرب و موريتانيا والحجاج الفرادى القادمين من دول شمال أفريقيا و قطاع خدمة حجاج دول ساحل البحر الأحمر و عرب الخليج الذي يخدم حجاج اليمن و السودان و الصومال و أرتيريا و جزر القمر و جيبوتي والحجاج الفرادى القادمين من دول ساحل البحر الأحمر و الحجاج العرب المقيمين في دولتي عمان و الكويت.
وتضم المؤسسة عددًا من القطاعات و الإدارات و الوحدات التي تسعى لبذل المزيد من الجهد والعمل في سبيل الارتقاء لجودة الخدمات المقدمة لحجاج بيت الله الحرام وهي إدارة الاستقبال و التفويج و إدارة النقل و التصعيد و إدارة إسكان مكة المكرمة و إدارة إسكان المشاعر المقدسة و أمانة مجلس الإدارة و إدارة خدمات الحجاج و مركز المعلومات و الإحصاء و إدارة العلاقات العامة و الإعلام و التوعية و الإرشاد و إدارة علاقات المطوفين وإدارة الشؤون الإدارية و إدارة الشؤون المالية ووحدة تفويج الحجاج إلى جسر الجمرات ووحدة المتابعة وتقييم الأداء ووحدة الخدمات الإضافية ووحدة الطوارئ والعمليات ووحدة العمليات اللاسلكية والقسم النسائي.ولمؤسسة حجاج الدول العربية رسالة واضحة و شفافة و سامية تهدف إلى أن تكون المؤسسة الرائدة في جميع برامجها من خلال النهوض بكافة خدماتها والارتقاء بها للوصول إلى مستوى العمل المؤسسي المرموق واللائق بمكانتها المهنية ضمن منظومة مؤسسات الطوافة من خلال التخطيط السليم المبرمج لجميع قطاعاتها الداخلية و الميدانية تحت شعار ( معاً لنكن الأفضل ) رمزًا للعمل أفراداً وجماعات.
وتهدف مؤسسة حجاج الدول العربية منذ نشأتها حتى الآن إلى تعزيز الإيجابيات المتحققة في مواسم الحج الماضية و تلافي السلبيات و المعوقات التي واجهت مواسم الحج الماضية والاسترشاد بكل مقترح بناء و هادف بما يخدم الحجاج وتضمين الخطة لبرامج عمل تتفق مع أهداف ومهام المؤسسة و تجنيد كل الطاقات والإمكانيات لإنجاح أعمال الخطة و تعزيز العلاقة القائمة مع الجهات المرتبطة بأعمال المؤسسة والعمل بروح الفريق الواحد .
ولمؤسسة حجاج الدول العربية مقرات وأفرع مساعدة لها مكنتها من أداء أعمالها بكل يسر و سهولة وهذه المقرات والأفرع مجهزة بأحدث وسائل التكنولوجيا، وهي المقر الرئيس للمؤسسة بأم الجود وفرع المقر الرئيس للمؤسسة في الرصيفة ويضم وحدات خدمات الحجاج ووحدة المتابعة الميدانية ووحدة تقييم الأداء ووحدة الأمن و الطوارئ، ويوجد للمؤسسة مقرات بالمشاعر المقدسة ومقر المؤسسة بمشعر عرفات و مقر المؤسسة بمشعر منى في الشارع الجديد و يشرف هذا المقر على الخدمات المقدمة للحجاج طيلة أيام التشريق بتواجد دائم و مستمر لرئيس ونائب وكافة أعضاء مجلس الإدارة.
ويوجد لمؤسسة حجاج الدول العربية مراكز استقبال و توجيه للحجاج في مطار الملك عبدالعزيز الدولي بجدة و ميناء جدة الإسلامي مركز استقبال و توجيه طريق الليث ( حجاج اليمن برًا ) و مركز استقبال سلطانة بالمدينة المنورة و مركز استقبال الهجرة بالمدينة المنورة و مركز ميناء ينبع و مركز التوجيه بخط جدة السريع و مركز التوجيه بطريق المدينة المنورة ولمؤسسة حجاج الدول العربية مراكز لإرشاد التائهين في مكة المكرمة و المشاعر المقدسة و مهمة هذه المراكز إيواء التائهين من الحجاج العرب و غير العرب و إعادتهم إلى أماكن سكنهم.وما بين حقبة و أخرى يتولي دفة القيادة في هذه المؤسسة الرائدة قياديون يتولون القيادة بما يضمن تحقيق الرؤية والرسالة السامية لمهنة الطوافة حيث تعاقب على رئاسة مجلس الإدارة عدد من المطوفين كانت لهم بصمات خالدة لا تنسى فقد شهدت المؤسسة خلال مسيرتها التي وصلت إلى أكثر من خمسة وعشرين عاما، (7) مجالس إدارة كان مجلسها الأول بعد صدور قرار وزير الحج والأوقاف آنذاك عبدالوهاب بن أحمد بن عبدالواسع - رحمه الله - بتاريخ 5 / 8 / 1405 هـ، بتشكيل أول مجلس إدارة برئاسة المطوف علي بن حسن أبو العلا (رحمه الله) الذي تم ترشيحه من معالي وزير الحج و الأوقاف وتم ترشيح المطوف صالح بن محمد جمال نائب رئيس مجلس الإدارة (رحمه الله) رئيسًا للمؤسسة حتى توفاه الله ، و المطوف عباس بن عبدالله حداوي تم ترشيحه بنفس القرار نائبًا للرئيس و مشرفًا على إسكان مكة المكرمة حتى تاريخ 22 / 3 / 1413 و المطوف فؤاد بن أمين حمدي (رحمه الله) وتم ترشيحه بنفس القرار نائبًا ثالثًا مشرفًا على لجنة الخدمات المركزية آنذاك حتى تاريخ 18 / 6 /1408 والمطوف حسين بن عبدالرحمن العطار (رحمه الله) تم ترشيحه بنفس القرار و انتهت عضويته و عين مستشارا لمجلس الإدارة.
ويعد مجلس الإدارة الحالي المكلف من قبل وزير الحج الدكتور بندر بن محمد حجار هو آخر مجلس إدارة برئاسة المطوف فيصل بن محمد نوح ونائبيه المهندس المطوف عباس بن عبدالغني قطان نائب رئيس مجلس الإدارة لشؤون الحاسب الآلي و التخطيط والاستثمار والنائب الثاني محمد بن حسن معاجيني وثمانية أعضاء مجلس إدارة.
وبين المطوف فيصل بن محمد نوح أن المؤسسة تسعى من خلال خططها التشغيلية لخدمة ( 300) ألف حاج سيقدمون من ( 19 ) دولة عربية تم تجهيز ( 120) مجموعة خدمة ميدانية لهم يعمل بها أكثر من (1400) مطوف من أبناء المملكة العربية السعودية من ذوي الخبرة والكفاءة لخدمة ضيوف بيت الله الحرام في موسم حج هذا العام (1435) هـ.