نظم مركز الشارقة للوثائق والبحوث ورشة متخصصة في مجال الأرشيف في دائرة التنمية الاقتصادية بالشارقة تناولت وضع خطة آجال حفظ الوثائق.
وتأتي هذه الورشة في ظل قيام دائرة التنمية الاقتصادية بتفعيل قسم الأرشيف المركزي واستحداثه ضمن الهيكل التنظيمي للدائرة.. قدم الورشة محمود كافي اختصاصي أرشيف وخولة الخضر فني وثائق.
وأكد علي النقبي من دائرة التنمية الاقتصادية أهمية عناية الدائرة بالأرشيف وتوجهها إلى تفعيل كافة الرؤى التي أقرها مركز الشارقة للوثائق والبحوث بشأن تحول الدائرة إلى الأرشيف الحكومي وفق المعطيات والآليات التي ارتأتها.
وقال أن دائرة التنمية الاقتصادية تولي عناية كبيرة بكافة نظم تطبيق مرحليات الأرشيف والتوثيق لاسيما من خلال القسم الجديد الذي تم استحداثه وهو قسم الأرشيف المركزي في الهيكل التنظيمي وفقا للتعميم الإداري رقم 1 لسنة 2010 بشأن نظام الأرشيف بدوائر وهيئات ومؤسسات حكومة الشارقة ومتابعته لكافة إتمام التحول إلى القاعدة الأرشيفية لحكومة الشارقة.
وعرض محمود كافي في بداية الورشة الأهداف التي يسعى مركز الشارقة للوثائق والبحوث الى تحقيقها من خلال متابعة لكافة دوائر وهيئات حكومة الشارقة من الانتقال التدريجي إلى الأرشيف الحكومي .. موضحا الآليات الكفيلة بهذا التحول من خلال إجراءات عملية جرد الوثائق التي تعد المنطلق في وضع نظام إدارة الأرشيف الجاري والوسيط.
وتم خلال الورشة تقديم عرض تفصيلي حول كيفية إنجاز خطة آجال حفظ الوثائق والهدف منها ومدى أهميتها في تحديد مدة بقاء كل نوع من أنواع الوثائق المتداولة بالدائرة على مستوى المكاتب ومتى يجب تحويلها نحو قاعة أرشيف الدائرة وما هي مدة بقائها بهذه القاعة ثم تحديد المصير النهائي لها إما الحفظ الدائم أو الإتلاف.
من جانبه قال صلاح سالم المحمود مدير عام مركز الشارقة للوثائق والبحوث أن المركز ووفق خطته التدربيبة للعام الجاري قام بعقد عدد من الدورات لمختلف موظفي دوائر وهيئات حكومة الشارقة في مجال الأرشيف من منطلق دوره في تأهيل الكوادر المتخصصة في هذا المجال.
وأضاف أن الدورة الحالية لدائرة التنمية الاقتصادية هامة كونها تتطرق إلى إحدى الموضوعات الرئيسة والداخلة في اختصاصات الدائرة لتمكينها من أداء دورها في توثيق أرشيفياتها.