للردّ على الهاتف أصول اللياقة الخاصة به، إلى حد بات فيه المتقدمون لهذه الوظيفة يخوضون اختبارات وتدريباً مكثفاً، يتناول طبقات الصوت ومدى القدرة على ضبط الأعصاب.

إن كنتِ في منزلكِ أو عملكِ واحتجتِ الرد على الهاتف، فلا بد لكِ من مراعاة أصول اللياقة الضرورية لذلك؛ حتى تظهري بصورة لائقة اجتماعياً.

إتيكيت الرد على الهاتف في العمل

في حال ورود اتصال على هاتف العمل، فإن القاعدة الأساسية هي الردّ بمهنية، من حيث نبرة الصوت وذِكر اسم الشركة في البدء، والتعامل بإيجابية وعدم أخذ أي انتقاد على المحمل الشخصي. تذكّري دوماً أنكِ تجيبين على هاتف شركة وليس هاتف شخصي. لذا، فإن أي انتقاد هو للشركة وليس لكِ أنتِ، ما يحتم عليكِ التعامل بمهنية واقتضاب أثناء الرد.

في حال كنتِ تردّين على هاتفكِ الشخصي في العمل، فاحرصي أن تكون ردودكِ مقتضبة ومختصرة؛ ذلك أن العمل ليس مكاناً مناسباً لإجراء اتصالات هاتفية. لذا، راعي ألا تهدري الوقت في الاتصالات الهاتفية عوضاً عن ممارسة العمل المنوط بكِ.

إتيكيت استخدام الهاتف

لا بد من مراعاة استخدام النبرة المناسبة أثناء الحديث عبر الهاتف. لا تستخدمي نبرة أعلى أو أحد مما هو مطلوب أو متوقع. ليس بالضرورة أن تعرّفي عن ذاتكِ في البدء، إن كنتِ تجيبين على هاتف منزلكِ أو هاتفكِ الشخصي. في حال كنتِ تجيبين على هاتف العمل، فهذه الخطوة ضرورية لكن لا تعرّفي حينها على اسمكِ الشخصي في البدء بل اسم الشركة أو القسم الذي تعملين فيه.

من الضرورة استشعار وقت محدّثكِ عبر الهاتف. إن كان الطرف الآخر لا يملك وقتاً، فلا تطيلي أكثر من اللازم، ولعل من الأفضل سؤال الآخر بمنتهى الشفافية إن كان يملك وقتاً للحديث أم لا.

إتيكيت المكالمات الهاتفية

اتصال الكاميرا أو الاتصال المرئي أمر لا يتم بسهولة أو من دون استئذان الآخر. يجدر بكِ سؤال الطرف الآخر إن كان يُفضّل هذه الطريقة في الاتصال، أو الاكتفاء بالاتصال المسموع فحسب. إن كانت العلاقة رسمية، فلا تفكري في هذا الخيار البتة، لكن إن كنتِ بصدد إجراء مقابلة عمل، كوني متأكدة أن هذه الطريقة هي المرعيّة في الحديث، وزوّدي الطرف الآخر باسمك عبر برنامج محادثة الفيديو واستخدمي نبرة مهنية وراعي أن يكون مظهركِ متماشياً مع المهنية والجديّة.